Vraag de operationeel manager van een middelgroot transportbedrijf waar de grootste kosten zitten, en het antwoord zal een voorspelbaar patroon volgen: brandstof, onderhoud van voertuigen, salarissen van chauffeurs en verzekeringen.
De kosten die zelden in een begrotingsanalyse naar voren komen, zijn juist de kosten die zich opstapelen in de hiaten tussen systemen, in de ritten die werden geweigerd omdat de dispatching niet wist dat er een chauffeur beschikbaar was, in de facturen die te laat of met fouten werden verstuurd omdat de facturering werd gereconstrueerd op basis van WhatsApp-berichten en het geheugen, en in de zakelijke contracten die naar de concurrentie gingen omdat het bedrijf de door de klant gevraagde bezettingsrapporten niet kon overleggen.
Deze kosten zijn reëel, ze zijn aanzienlijk, en bij de meeste professionele transportbedrijven zijn ze hoger dan iemand ooit formeel heeft berekend.
Deze kosten zijn reëel, ze zijn aanzienlijk, en bij de meeste professionele transportbedrijven zijn ze hoger dan iemand ooit formeel heeft berekend.
Wat de hiaten daadwerkelijk kosten
Een middelgroot transportbedrijf met 20 voertuigen dat wekelijks tussen de 300 en 500 ritten uitvoert tegen een gemiddeld tarief van € 90, genereert een wekelijkse omzet tussen € 27.000 en € 45.000. Uit onderzoek in de sector blijkt dat een gebrek aan operationeel inzicht transportbedrijven doorgaans tussen de 15 en 25% van de potentiële omzet kost door afgewezen ritten, stilstandtijd, factureringsfouten en verloren contracten. Aan de conservatieve kant van die bandbreedte komt dat neer op tussen de € 4.050 en € 6.750 per week, ofwel tussen de € 210.600 en € 351.000 per jaar, dat verdwijnt in operationele hiaten die de meeste bedrijven niet meten.
De chauffeurs zijn niet de oorzaak van dit probleem. Het geld verdwijnt in de systemen die hen met de rest van het bedrijf verbinden.
Waar het geld naartoe gaat
‘Dode kilometers’, waarbij een voertuig zonder passagier naar een ophaalpunt rijdt of terugkeert naar de basis omdat de dispatching niet wist dat er een dichterbij gelegen chauffeur beschikbaar was, vertegenwoordigen directe brandstof- en tijdskosten die zich binnen een wagenpark opstapelen zonder ooit als afzonderlijke post te verschijnen. Een wagenpark van 20 voertuigen dat gemiddeld slechts 10 onnodige kilometers per dag aflegt tegen € 0,55 per kilometer, geeft € 40.150 per jaar uit aan verplaatsingen die niets opleveren.
Fouten en vertragingen bij de facturering maken het probleem nog erger. Wanneer de facturering aan het einde van de maand wordt gereconstrueerd op basis van informele gegevens, zijn fouten onvermijdelijk. Zakelijke klanten die onjuiste facturen ontvangen, dienen niet altijd een formele klacht in; ze zijn gewoon minder geneigd om hun contract te verlengen, en het transportbedrijf legt zelden het verband tussen het verloren contract en de administratieve tekortkomingen die daaraan voorafgingen.
Wat verandert er wanneer de bedrijfsvoering zichtbaar wordt
De transformatie die plaatsvindt wanneer een transportbedrijf overstapt van informele coördinatie naar een goed operationeel platform is in principe eenvoudig en in de praktijk van groot belang. Een dispatcher met een livekaart van elk voertuig, realtime beschikbaarheid van chauffeurs en gecentraliseerde opdrachttoewijzing elimineert de meeste coördinatiefouten die leiden tot lege kilometers en afgewezen ritten. Geautomatiseerde facturering voorkomt de factureringsfouten die de klantrelaties schaden. Prestatieanalyses maken de hiaten zichtbaar, zodat deze kunnen worden aangepakt voordat ze kostbaar worden.
De bedrijven die deze overgang hebben gemaakt, melden steevast hetzelfde resultaat: inkomsten waarvan ze niet wisten dat ze die misliepen, verschijnen al binnen de eerste maanden van goed operationeel inzicht in de cijfers.
